Створення електронного архіву

Проблема неухильного зростання обсягів паперових документів актуальна для всіх підприємств, організацій та установ, незалежно від роду їх діяльності, форми власності та галузевої приналежності. Всі частіше через труднощі доступу до паперових архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв окремих виконавців і цілих підрозділів. Найбільш ефективним рішенням цієї проблеми є конвертування всієї документації підприємства (або, принаймні, найбільш актуальної її частини) в електронний вид і створення електронного архіву. Саме електронні архіви стають сьогодні необхідною умовою ефективної інформаційної підтримки роботи сучасного підприємства.

Яким підрозділам організації може бути цікавий електронний архів?

У будь-якому відділі, де генерується та зберігається документація, необхідний електронний архів документів. Ось деякі варіанти використання електронного архіву підприємства:

• Управління якістю, відділи стандартизації, метрології та сертифікації - Архів нормативних документів;
• Виробничий відділ підприємства, відділ продажів, конструкторське бюро - Архів технічної документації;
• Конструкторське бюро - Архів проектної документації;
• Фінансовий відділ - Архів первинної фінансової документації;
• Служба безпеки фірми, дослідні лабораторії, теле- і кіностудії - Архів аудіо-відео контенту;
• Управління якістю - Архів інформаційної системи менеджменту якості;
• Архів науково-технічної бібліотеки.

Таким чином, потреба в електронному архіві підприємства є майже в кожній організації, не залежно від її розмірів. 

Переваги створення електронного архіву підприємства.

• Оперативність у роботі з документами, виконання складних тематичних запитів;
• Розширені можливості пошуку за змістом документів;
• Надійність та довговічність: всі цифрові документи з часом не руйнуються, згодом не погіршують своїх користувальницьких властивостей і можуть зберігатися практично вічно;
• Вивід з обігу оригіналів паперових документів з збереженням доступу до інформації;
• Режим одночасної роботи декількох користувачів: з тими самими документами при будь-якій структурі та типі локальної мережі підприємства одночасно можуть працювати кілька користувачів;
• Дистанційний доступ: можливість швидкого доступу до документів з територіально відгалужених підрозділів і філій, а також для співробітників у відрядженні з можливістю авторизації та розподілом ролей доступу;
• Зниження вартості зберігання, економія площі, зниження працезатрати на виконання запитів і видачу документів.